代理记账机构必须使用专业的财务软件处理记账事宜， 财务软件需要到财政局备案方可使用，有的代理记账单位没有采用财政部批准的财务软件来替代手工记账。
代理记账机构应当与委托单位签订正式的委托代理合同
代理记账机构应当有一定数量的专业从业人员
代理记账机构应当有完整的工作流程以及有对流程非常熟悉的专业会计人员。
代理记账机构收费要合理且明确。
代理记账机构要有明确的服务项目及服务方式。
完善的财务交接
凡不具备配备专职会计人员条件的经济组织、应当建账的个体工商户等，应当依据本办法的规定委托代理记账公司、会计师事务所或者其他社会咨询服务机构办理会计业务。
按照《中华人民共和国会计法》：各单位应当根据会计业务的需要，设置会计机构;不具备设置条件的，找代理记账公司应当委托经批准设立从事会计业务的中介机构。
适合代理记账的企业，应该是小型经济组织，以及应当建账的个体工商户。一般以注册资本、销售额、从业人员、资产总额等情况进行综合判断。从实际情况看，委托代理记账的经济组织，基本上是中小企业。而应当建账的个体工商户，则是指从事生产经营并有固定生产经营场所，且没有免除建账义务的个体工商户。
税务代理是代理的一个组成部分，具有代理的一般属性，属于民事代理中委托代理的一种。具体来说，税务代理就是指税务代理人在国家法律规定的代理范围内，受纳税人、扣缴义务人的委托，代为办理税务事宜的各项行为的总称。 国家对从事税务代理活动的专业技术人员实行注册登记制度。按本规定取得中华人民共和国注册税务师执业资格证书并注册的人员，方可从事税务代理活动。 一般来说，您可以在注册税务师的帮助下，减少纳税错误，用足，用活税收优惠政策，做好税收筹划，注册税务师还可以协调税收征纳双方的分歧和矛盾，依法提出意见进行调解，也可接受您的委托向上级税务机关申请相关事宜。