大型会议活动策划方案中需要包括详细的分工以及需要完成的时间，具体注意事项如下：
1、会议活动策划方案应讲求实效、突出特色的原则；
2、活动要提前筹备和确定；
3、会务准备是列出屋子清单，同事派专人落实和保管，避免遗忘或者遗失；
年会由于晚宴的存在，一般将时间安排在下午或者晚上，地点选择酒店宴会大厅，可以聘请专业的主持人，也可以选择能力的企业内部人员，年会节目也是如此，可以每个部门出1-2个节目，也可以邀请表演嘉宾。在准备阶段，要做好物料的采购，包括抽奖礼品、游戏道具、席位卡、装饰物、抽奖箱、条幅、证书、鲜花等。除此之外，要安排好相关人员做好现场的拍摄和录影，方便素材记录和宣传。然后活动时间要提前通知到各个部门，要求准时出席。
资料、样品
如果会议属于业务汇报或者产品介绍，那么有关的资料和样品是必不可少的。比如在介绍一种新产品时，单凭口头泛泛而谈是不能给人留下深刻印象的，如果给大家展示一个具体的样品，结合样品一一介绍它的特点和优点，那么给大家留下的印象就会深刻得多。
会标、背景板、展板
会标一般指会议名称和会议标语横幅。
为强化会议效果，许多会议将会标美化、渲染为会议背景板（采用喷绘画面），特别是一些特殊的如党代会等，采用喷绘背景板，可将、旗帜等喷绘在画面上，从而节约会议成本和准备时间。但采用喷绘写真画面时，一定要注意采用环保材料，否则喷绘写真画面散发的刺鼻气味不仅影响会议氛围，对与会者，尤其是主席台就坐人员身体健康不利。
为渲染会议或活动，会场内外放置展板是有效方法。