我们都知道，银行保函可以在一定程度上给企业发展的空间与机会，那么如果是外贸企业想要办理银行保函，那么需要什么步骤呢？外贸企业有一套健全一套银行保函的管理办法，并设专人对保函的全过程进行实时监控。接下来就介绍一下外贸企业办理银行保函的步骤。 1、经办人应与业务部门加强沟通，随时掌握企业投标、中标、合同谈判、签约及合同执行每一个环节的情况，熟悉标书及合同中有关银行保函的条款，弄清银行保函的具体要求，必备的担保内容及保函开具及送达后，受理人或受益人应确认的文件。 2、选择保函的开具银行。 经办人要按标书或合同中规定的要求在招标人（业主）可接受的当地银行或者选择在我国的银行抑或其他国际性银行开具保函。选择保函的开具银行时，要符合标书或合同中规定的银行信誉、支付方式的要求；如果合同中规定业主可用两种货币向承包人结算。那么，在选择担保行时，承包人应注意所选的担保行是否可用二种相应的货币开具保函。另外，经办人还应与所选定的担保行商定保函手续费的取费标准、付款方式、保函所需押金（付款准备金）的存入、抵押形式及数量、币种。 3、正式书面委托银行开具保函时，经办人须送上有关标书或合同文件，并存入必要数量的保证金或办理好有关抵押手续，由担保行根据标书或合同中有关条款正式开具保函。 4、开具保函后，投标人或承包人应及时向招标人、业主送达或通过当地银行代交保函。 保函的递交方式，主要有招标人或承包人亲自递交、邮寄、银行传递等。有的合同规定，招标人或业主为保护自身利益，只接受当地银行开出的保函。如果委托人与当地银行没有业务往来关系，又无资金存入当地银行时，则可以先在我国或第三国的银行开具保函到当地银行，再由当地银行向招标人或业主签发保函。应注意的是，不管用何种方式递交银行保函，都应该要求招标人或业主等在收到保函后，出具收到保函的证明文件。 5、在保函有效期内，经办人要密切与担保银行的联系，随时向担保银行提供足以证明合同义务履行的文件、资料，要求逐步减少担保金额或注销担保金额。 如有的合同是一次性履行合同义务，当一次性的合同义务履行完毕后，经办人应尽快将有关文件送给担保银行，并声明拒绝招标人的任何索赔，必要时还可要求担保银行通知招标人或业主。如有的合同是多次履行合同义务的，则每履行完其中一项义务后，经办人就应当向银行提供一次文件（提单、发票、完工证书、验收证明等），并要求递减担保金额，以拒绝招标人对这一项义务的索赔。企业的业务部门和财务部门应密切配合共同完成这项工作，以防止或减少对外经济合同中产生的不必要纠纷和不应当承担的赔偿。 6、工程结束后要及时注销银行保函。
保函的被担保人是申请开保函的人，一般就是乙方，是甲方要求乙方开具的书面证明。 出保函，一定要对保函的金额、开具时间、受益人、项目名称、保函的格式，都要确定好，别出错了，一旦出错，耽误了项目，就得不偿失了。 保函涉及四个方面的人，申请人（投标人）、办理人（担保公司）、担保人（银行）、受益人（招标方）。那么既然有了申请人、担保人、受益人，为什么还需要办理人呢？ 因为正常的银行保函是需要在该银行有一定存款做为保证金的，如果申请人违约了，银行在向招标人支付违约金的同时，也会从投标人的帐户中扣除相应的保证金。但是由于大多数投标人并没有多余的资金存在银行帐户，而且存了钱的银行也不一定能够开保函，因此，投标人很难自己直接从银行申请办理保函。 而担保公司自己在银行存了一定金额的资金，从而换取了银行的保函的额度，如果投标人违约的话，银行会扣除担保公司的保证金。担保公司承担了风险，也赚取相应的服务费。因此说，担保公司是投标保函的办理人。
由于保函一般都是无条件不可撤销的保函，因此，一旦受益人认为被保证人履约有瑕疵，受益人只需要向担保机构写封信就可以要求保证人支付相关担保资金，而保证人不能提出任何附加条件，之后，保证人可以向被保证人索赔该资金，因此一旦出具保函而被受益人索赔，而被保证人又无力支付相关资金，保证人将有很大的风险。而且，有时会碰到一些恶意套取保函资金的公司。因此担保方对保函条款的风险审查和被保证人的信誉调查等都要非常重视。
四、保函的真伪： 每一份保函都有的保函编号，您可以打相应银行的电话查询真伪，也可以带着保函到对应银行柜台查询真伪。 五、 关于办理保函的期限： 投标保函：一个工作日可出函，当天提供资料扫描件，次日拿到保函原件； 履约、预付款保函：企业需要准备贷款卡、企业审计报告等基础资料，资料齐全的情况下，3-5个工作日出函；七、免保证金： 1、施工类、供货类、服务类（投标、预付款、履约）银行保函。 2、质量保证保函 3、工程支付保函 4、民工工资支付保函 5、财产诉讼保函 6、PPP项目保函 7、涉外项目保函； 八、转开保函： 招标文件或合同限定当地的银行开具，可以在当地建设银行办理转开保函。